01.02.2017

"Enorme Erleichterungen in der Auftragsabwicklung."

ADDISON Handwerk bei STEMMLE Heizungsbau in Regensburg

Stemmle Gebäude und Logo

Stemmle Gebäude

Marina Fichtl, Assistentin der Geschäftsleitung

Zahlen und Daten über Roland Stemmle Ing. VDI.

Heizungs- und Lüftungsanlagen GmbH & Co. KG

Röntgenstraße 8

93055 Regensburg

Tel.: 0941 / 29705-0,

Fax: 0941 / 29705-15

E-Mail: info@stemmle-heizung.de

Gegründet: 1951

Mitarbeiter: 85

  „Enorme Arbeitserleichterung durch Einscannen der Belege und automatisches Erkennen der Daten“

Die Roland Stemmle GmbH & Co. KG hat sich in Regensburg und Umland in den Gewerken Heizung, Lüftung, Sanitär mit einem kontinuierlich wachsenden Kundenstamm fest etabliert. Weil die angestammte Firmenzentrale in der Regensburger Innenstadt zu klein geworden war, zog das mittelständische Handwerksunternehmen im Januar 2016 in ein neues Büro- und Lagergebäude um. Die mittlerweile über 80 Mitarbeiter des 1951 gegründeten Familienbetriebs arbeiten am neuen Standort wieder alle unter einem Dach, wodurch sich erhebliche logistische und wirtschaftliche Vorteile ergeben. Für effiziente, durchgängige Prozesse sorgt ADDISON Handwerk, das bei STEMMLE inklusive Buchhaltung, Lohnabrechnung und Controlling zum Einsatz kommt.

Der 1951 gegründete Familienbetrieb plant, installiert und wartet Heizungs-, Sanitär- sowie Lüftungsanlagen jeder Größe sowohl für Neubauten als auch im Rahmen von Sanierungsarbeiten. Ein Teil des Angebotsspektrums sind auch individuelle Badlösungen und –Modernisierungen. Der Kundenservice umfasst Wartung und Reparaturen sowie einen 24h-Notfalldienst. Zugute kommt der Traditionsfirma nicht zuletzt die gute Baukonjunktur im Raum Regensburg. Tausende neuer Wohn- und Gewerbegebäude sind dort in den letzten Jahrzehnten errichtet worden.

Schon seit Mitte der 1990er Jahre setzt STEMMLE in der Buchhaltung auf ADDISON-Lösungen. Bereits damals wurde klar, dass die bis dahin eingesetzte Software für die Anforderungen eines schnell wachsenden Unternehmens nicht mehr geeignet war. Heute arbeiten zwölf Mitarbeiter in der Buchhaltung und im Kundendienstbereich mit ADDISON.

Marina Fichtl, die seit 2010 in der kaufmännischen Abteilung des Unternehmens tätig ist und ein breites Aufgabenspektrum rund um EDV, Marketing sowie Abrechnung betreut, nutzt die Software tagtäglich. ADDISON-Lösungen kennt sie bereits aus früheren Tätigkeiten, beginnend mit ihrer Lehrzeit. Mit der ADDISON-Branchenlösung für das Handwerk arbeitet die Wirtschaftsfachwirtin und gelernte Bürokauffrau unter anderem im Rechnungsausgang, für den sie seit 2010 zuständig ist. Woche für Woche macht sie rund 200 Rechnungen versandfertig, Tendenz steigend. Zur Kundschaft gehören Privathaushalte, gewerbliche Auftraggeber sowie Industriekunden. Das Auftragsspektrum reicht von Kleinreparaturen, etwa Austausch von Thermostaten an Heizkörpern, über den Einbau neuer Heizkessel bis zu kompletten Badsanierungen und der Installation

Deutliche Erleichterungen beim Einkauf

Mit ADDISON Handwerk wird das komplette Bestellprocedere bis hin zur Rechnungsstellung auf einfache Art abgebildet. Als überaus hilfreich erweist sich das Modul Bestellwesen, das bei STEMMLE seit 2015 zum Einsatz kommt. Pro Kundenauftrag werden in der Regel zwischen 30 und 50 Einzelposten samt den Artikelnummern mit den jeweiligen Preisen aufgelistet, wobei durch eine Schnittstelle zu den Großhandelskatalogen das zeitraubende Eintippen der einzelnen Artikelnummern entfällt. „Insgesamt ergibt sich durch das Modul eine erhebliche Arbeitserleichterung“, unterstreicht sie den Vorteil. Auf einen Blick erkennt der STEMMLE-Einkäufer in der Regensburger Zentrale die aktuellen Preise der vier Hauptlieferanten und kann online sofort auf einige Tausend Artikel zugreifen. Der Einkäufer bestellt die Artikel, zum Beispiel Badarmaturen oder Lüftungsrohre, nachdem er von den STEMMLE-Monteuren direkt von den Baustellen aus über die benötigten Teile informiert worden ist. „Letztlich spart sich der Einkäufer durch das Bestellmodul etwa zwei bis drei Stunden Arbeitszeit pro Woche“, schätzt Marina Fichtl. STEMMLE nutzt die ADDISON-Lösungen in der gesamten Auftragsabwicklung, von der Auftragsannahme über die Kalkulation bis zur Übergabe der Rechnungsdaten an die Finanzbuchhaltung.

Komfortable elektronische Archivierung

Bis 2015 war sie auch für die Verwaltung der Wartungsaufträge verantwortlich: „Hier werden Termine eingetragen, Reparaturaufträge ausgedruckt und ausgeführte Aufträge vermerkt.“ Insgesamt hat STEMMLE rund 10.000 registrierte Kunden. Eine wichtige Rolle spielt die ADDISON Terminverwaltung. Für jeden Kunden wie für jeden Auftrag lassen sich sowohl die Termine mit den Kundenadressen wie auch mit den Auftrags- und Reparaturbelegen problemlos verknüpfen. Jedem STEMMLE-Monteur können beliebig viele Kundentermine und Aufgaben zugeordnet werden, wobei der Zugriff auf die Terminverwaltung an jedem Arbeitsplatz erfolgen kann.

Als überaus hilfreich erweist sich das Modul Scannen-Buchen-Archivieren, bei dem alle eingehenden Rechnungen zunächst eingescannt werden. Das Programm erkennt dann automatisch die verschiedenen Pflichtfelder zur Buchung des Beleges. Das heißt: Rechnungsnummer, Datum, Rechnungsbetrag usw. müssen nicht mehr manuell eingegeben werden. „Das verschafft uns eine enorme Arbeitserleichterung. Außerdem sind die eingescannten Belege mit wenigen Mausklicks verfügbar.“ Die Papierbelege müssen nicht mehr griffbereit in Aktenordnern abgelegt werden. Das spart Platz in Büroräumen und Aktenschränken. Mehr noch: Es entfallen die lästigen und zeitraubenden Sucharbeiten. „Durch das Modul sparen wir uns bei der Bearbeitung der Eingangsrechnungen bestimmt ein Drittel der Arbeitszeit, die wir nun für wichtigere Aufgaben nutzen können“, sagt Fichtl.

Gesamtlösung inklusive Controlling und Lohn

Außerdem werden zwei- bis dreimal pro Woche die in der ADDISON-Software bereitgestellten GAEB-Schnittstellen bei der Erstellung von Angeboten im Rahmen von Ausschreibungen genutzt. Auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung läuft über das ADDISON-System. Die Lösung lässt kaum Wünsche offen und umfasst praktisch alle Abrechnungsmodalitäten, von den Monatsgehältern bis zur Überstundenerfassung. Bewährt hat sich zudem das Controllingmodul. „Wir erkennen damit auf einen Blick, welche Kosten mit jeder Arbeitsstunde auf die einzelnen Baustellen entfallen und wie groß der Materialaufwand jeweils ist“, erläutert Fichtl. „Somit ergibt sich ein umfassender Kostenüberblick; etwaige Schwachstellen können wir sofort erkennen.“

Fazit und Ausblick

Ihre Erfahrungen mit ADDISON bringt Marina Fichtl so auf den Punkt: „Das tägliche Handling der Software ist unproblematisch, einfach und komfortabel. Ein großer Vorteil liegt vor allem auch darin, dass alle relevanten Module für den täglichen Geschäftsgebrauch in einem Programm zusammengefasst sind.“ Für die Zukunft sind weitere Ergänzungen vorgesehen. Denkbar ist der Einsatz der mobilen ADDISON-Lösung, mit der die Monteure unterwegs per Tablet ihre Termine und Aufträge verwalten können. Die Vorteile liegen auf der Hand. Die Service-Mitarbeiter müssen seltener vor Ort im Büro sein, weil sie die Auftragsvergabe online per Tablet überblicken und das ganze Bestellprocedere direkt über den STEMMLE-Server steuern können. Das geht von Zuhause ebenso wie von der Baustelle aus. Überdies wird damit das umständliche Handling von Papierformularen entfallen.

 

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