14.01.2016

„Wir bekommen die Ergebnisse unserer Arbeit viel schneller aufgezeigt“

Der Logistikdienstleister Schryver modernisiert seine IT mit ADDISON

Kundenmeinungen über ADDISON Software

Schryver Logistikdienstleister

Carsten Schryver, Managing Director von HJ Schryver & Co

Fakten und Zahlen über

HJ Schryver & Co (GmbH & Co KG)

Sachsenstr. 5

20097 Hamburg

Telefon: 040/236 33-272

Telefax: 040/236 33-266

E-Mail: info@schryver.com

Mitarbeiter: 250

Gründungsjahr: 1929

„Wir sind gut damit gefahren, unsere Prozesse mit ADDISON und eigenen Lösungen so weit wie möglich zu automatisieren.“

„Für Sie bleiben wir in Bewegung!“ Dieses Selbstverständnis des Hamburger Logistikdienstleisters Schryver spiegelt sich nicht nur im permanenten Wandel des Unternehmens, das 1929 als Überseespedition in Hamburg gegründet wurde. Es gilt auch intern für alle Bereiche, die sich laufend an neue Wünsche der Kunden und Anforderungen des Marktes anpassen. In Bewegung bleibt Schryver natürlich auch bei der IT, da eine moderne Infrastruktur das zügige, flexible und vor allem zuverlässige und pünktliche Agieren überhaupt erst möglich macht.

Heute bieten die „International Freight Forwarders“ umfassende Transport- und Logistikdienstleistungen in Kooperation mit lokal spezialisierten Speditionen an. Im Fokus stehen See- und Luftfracht weltweit für Konsumgüter, aber auch Industriegüter wie z.B. Großmaschinen aller Art. Das mittelständische Unternehmen mit 65 Mitarbeitern in Deutschland will sich durch einen personalisierten Service und gute Kontakte in Lateinamerika von den Global Playern der Branche abheben. Weltweit sind in den eigenen acht Unternehmen mit 17 Niederlassungen, vor allem in Lateinamerika, rund 250 Menschen für Schryver tätig.

„Wir können unseren Kunden einen maßgeschneiderten Service bieten, denn wir sind an keinerlei eigene Assets gebunden −weder an Läger noch Transportmittel oder Arbeiter“, erklärt Carsten Schryver das Erfolgsgeheimnis des inhabergeführten Familienunternehmens in 3. Generation. „All das organisieren wir genau so, wie der Kunde es braucht.“ Daher könne man auch völlig flexibel auf jeden Kundenwunsch eingehen, so der Juniorchef weiter. Und schmunzelt: „Wir sind reine Schreibtischtäter. Unsere Stärken sind mehr als 80 Jahre Erfahrung im überseeischen Handel und unsere Unabhängigkeit!”

Ausgangssituation: Ablösung einer AS/400-Fibu

Auf IT-Seite hatte man lange auf zuverlässige Anwendungen auf dem Midrange-Server AS/400 vertraut, die jedoch allmählich in die Jahre kamen. Nachdem man bereits 2009 die bisherige Logistiksoftware durch die webbasierte Speditionslösung CargoSoft abgelöst hatte, stand 2011 auch in der Buchhaltung der Wechsel auf eine zeitgemäße Software an, erinnert sich René Schmitt, IT-Administrator und Software-Entwickler bei Schryver.

„Mit der AS/400-Fibu waren wir funktional eigentlich zufrieden“, begründet Schmitt den Umstieg auf ADDISON. „Wir wollten aber das bisher eigenständige Lohn-System integrieren und unseren Mitarbeitern eine grafische Bedienung bieten. Die Software wirkte etwas angestaubt mit ihrer textbasierten Bedienoberfläche.“ Natürlich musste auch die neue Software ebenfalls mit der Logistiklösung CargoSoft zusammenarbeiten, die Schryver im ASP-Modus nutzt.

Langfristig nutzbares Software-Fundament geschaffen

Letztlich fiel die Entscheidung aus verschiedenen Gründen auf ADDISON. „Ein springender Punkt neben den reinen Anschaffungskosten für die nötige Software-Funktionalität waren auch die laufenden Kosten“, erklärt IT-Experte Schmitt die Auswahlentscheidung. „Außerdem war für uns wichtig, dass es bereits genügend Anwender gibt – als wirtschaftlich tragfähige Basis für die Weiterentwicklung durch den Hersteller. Denn wir wollen diese Software ja langfristig einsetzen.“

Ende 2011 wurden die operativen Systeme der Finanz- und Lohnbuchhaltung an einem Tag komplett umgestellt. Dass das reibungslos klappte, war nicht nur der frühzeitigen und sorgfältigen Schulung aller Mitarbeiter zu verdanken, die mit der neuen Software arbeiten. „Außerdem hatten wir in der IT-Abteilung das Projekt zwei Monate lang gründlich vorgearbeitet“, erinnert sich René Schmitt. „Wir haben sichergestellt, dass alle Konten und Kostenstellen eingerichtet waren und dass der Datenbestand ‚sauber’ war.“

Die Umstellung beschränkte sich nicht nur auf die Software. „Wir sind noch einen Schritt weitergegangen und haben die Bereiche IT, Finanzwesen und Controlling neu organisiert und zusammengeführt, weil einerseits den Buchhaltern das EDV-Know-how fehlt und andererseits IT und Controlling eng verzahnt sind“, ergänzt Schryver. „Heute stellt unsere IT-Abteilung über bidirektionale Schnittstellen die Daten aus den operativen Systemen so bereit, dass wir viele Prozesse automatisch abwickeln oder zumindest vereinfachen können. Das hätten unsere Buchhalter nie hingekriegt, weil sie nicht wissen, welche Daten überhaupt in unseren Systemen vorhanden sind.“

Vollautomatische Prozesse

Ein Beispiel macht das deutlich. Jedes Jahr wickelt Schryver 25.000 bis 30.000 Geschäftsvorfälle ab. Das können sehr große und komplexe Transporte, aber auch simple Versandaufträge sein. Auch wenn diese Transporte sehr datenintensiv sind, werden sie jetzt vollautomatisch aus CargoSoft in ADDISON übertragen und automatisch verbucht, so dass die Buchhalter sich auf die administrativen Arbeiten konzentrieren können. „Dahinter stehen natürlich vollautomatische Prozesse, die unsere IT-Abteilung geschaffen hat“, erklärt Juniorchef Carsten Schryver. „Wir sind gut damit gefahren, unsere Prozesse mit ADDISON und eigenen Lösungen so weit wie möglich zu automatisieren.“

Genutzt werden die ADDISON-Module Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Lohn- & Gehaltsabrechnung sowie Controlling, und zwar an fünf Arbeitsplätzen in Deutschland. An den Standorten in Südamerika wird jeweils mit lokalen Finanzlösungen gearbeitet, da die gesetzlichen und steuerlichen Vorgaben dort sehr unterschiedlich sind. „Eine einheitliche Lösung wäre für uns nicht wirtschaftlich“, sagt Carsten Schryver.

Fazit: Transparenz dank ADDISON

Durch ADDISON habe man vor allem an Transparenz gewonnen, arbeitet Carsten Schryver den Hauptvorteil der Softwareumstellung heraus. „Wir bekommen die Ergebnisse unserer Arbeit viel schneller aufgezeigt“, macht er das am konkreten Beispiel deutlich. „Wollten wir früher wissen, ob sich ein Großauftrag gelohnt hat, musste jemand dafür eigens eine Auswertung erstellen. Das hat bis zu einem halben Tag gedauert. Heute liefert das unsere Erfolgsauswertung auf Knopfdruck, so dass wir wesentlich schneller agieren können!“

Bei der Nutzung des Funktionsumfangs der Software durch die Buchhaltung sieht der Unternehmer noch Potenzial: „ADDISON ist ein sehr mächtiges Werkzeug, das wir noch zu einseitig nutzen.“ Zwar seien die Mitarbeiter zu Beginn gründlich in allen Funktionen geschult worden, doch sind in den zweieinhalb Jahren Tagesgeschäft selten genutzte Features offenbar in Vergessenheit geraten. Deswegen denkt Carsten Schryver über weitere Schulungen seiner Buchhalter nach – um ihr Wissen wiederaufzufrischen und ihre Experimentierfreude anzuregen.

 

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